Ingen penge, intet projekt! Selv om din organisation køres af frivillige, er det stort set umuligt at udføre et projekt uden nogen udgifter overhovedet.
Sikre midler er i høj grad en udfordring, som afhænger af konteksten. En meget nytte måde at starte på er at tage kontakt til dit Nationale Ungdoms (informations) Råd. Det har erfaring med at rådgive på dette område, og ingen har et bedre kendskab til ungdomsdeltagelse i dit land.* En anden vej til sikre midler er at forberede en ansøgning til en fond eller et finansieringsprogram for projekter indenfor ungdomsdeltagelse. Kast for eksempel et blik på Erasmus+ programmerne og Den Europæiske Ungdomsfond for at se, om dit projekt passer til et af deres mange årlige støtteopkald. Og til sidst, hvis en offentlig administration har spurgt specifikt til dit eller støttet det, kunne du bede dem om at finde penge i deres budget til dækning af udgifter til projektet.
Så snart du sikre midler til dit projekt, kan du skitsere et budget – eller modificere den version, du måske allerede har lavet, hvis du har ansøgt om midler gennem et program. Her er Excel-softwaren din bedste ven. Antallet af forskellige budgetposter og hvor detaljeret, du skal være, afhænger af kilden til dine finansielle midler. Du bør altid følge budgetreglerne fra giveren af midlerne! Men for at du kan få en idé om hvordan det kan se ud, er nogle basale budgetpunkter normalt omkostninger til lønninger og omkostninger til varer. Så snart du har et klart indtryk af rådighedsbeløbet, vil det blive meget nemmere for dig at skitsere en realistisk eDeltagelsesproces. For eksempel, hvis du kender budgettet for varer, vil det være et godt fingerpeg, når der skal besluttes, hvor meget og i hvilket omfang, dine ansigt til ansigt aktiviteter skal omfatte. Det samme gælder for budgettet til lønninger. Dette budget vil hjælpe dig med at anslå antallet at arbejdstimer til fordeling på planlægning og implementering af de forskellige aktiviteter.
Vær opmærksom på, at et budget ikke er noget stabilt dokument. Du bør justere budgettet, når der opstår ændringer i din projekt plan. Med andre ord skal det altid være aktuelt.
*Du kan finde dit Nationale Ungdoms (informations) Råd i listen over medlemmer af Den Europæiske Ungdomsfond eller ERYICA– European Youth Information og Counselling Agency.